Microcamtest

Лайфстайл портал

Сущность и значение управленческого учета

Три кита эффективного учета

Дмитрий Новгородцев, почувствовав необходимость перемен, решил установить в ларьках компьютеры, чтобы сканировать штрих-код на упаковке товаров и таким образом автоматизировать контроль за ходом продаж. Но достаточно ли одного этого, чтобы считать внедрение управленческого учета законченным? Нет. Чтобы действительно эффективно управлять предприятием, необходимо оперативно получать информацию по трем позициям, а именно: себестоимость товаров, ассортимент товаров и движение денежных средств.

Эти три раздела управленческого учета тесно связаны друг с другом, между ними постоянно происходит информационный обмен. Если вы будете вести учет только по одному из направлений, то вы никогда не увидите объективную и, главное, целостную картину. Скажем, какой прок от того, что вы составите только финансовый отчет о продажах? Глядя в него, вы все равно не увидите, как изменялся спрос на конкретные товары и какое их количество было продано.

Основа управленческого учета – структурированная информация, собираемая и анализируемая в мониторинговом режиме. Хорошо известно, что поиск и анализ данных – одна из прямых обязанностей службы маркетинга. Но очень часто маркетологи ограничиваются сбором только внешней информации – о конкурентной среде, ценах на отраслевом рынке и т. д. Цель управленческого учета – так называемый внутренний маркетинг, подразумевающий кропотливую работу по изучению самого предприятия. С его помощью можно составить полную картину финансово-экономического состояния компании в любой момент времени, выяснить запас ее прочности, определить потенциал и перспективы развития.

Управленческий учёт внедряется именно для повышения эффективности управления предприятием, а не для отчёта перед контролирующими инстанциями, например налоговой инспекцией. Это принципиальное отличие (см. таблицу). Поэтому нельзя поручать вести управленческий учёт бухгалтерии. Эту работу должен возглавлять планово-экономический отдел или финансовый директор компании.

Видео

ЧЕМ УПРАВЛЕНЧЕСКИЙ УЧЕТ ОТЛИЧАЕТСЯ ОТ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

Критерии Управленческий учет Бухгалтерский учет
Потребители информации Руководители компании Государственные органы, партнеры по бизнесу
Свобода выбора Полная свобода в определении схемы учета Учет организуется строго в рамках инструкций и положений
Количество учетных систем, используемых на практике Целесообразно использовать только одну систему Как правило, ведется двойная бухгалтерия
Измерители Любая удобная единица Рубли и натуральные единицы
Группировка затрат По “дереву” затрат По статьям
Основной объект учета Предприятие и его подразделения Предприятие в целом
Точность показателей Допускается использование приблизительных величин Требуется абсолютная точность
Обязательность ведения По мере необходимости Ведение обязательно

«Планфакт»

«Планфакт» показался мне наиболее простым и понятным сервисом по учету денежных операций. У него есть все самые необходимые функции, с ним легко взаимодействовать тем, кто хотя бы раз пробовал вести учет в таблице или программе.

Сколько стоит. Минимальный платеж для малого и среднего бизнеса за три месяца — 11 100 Р, за год — 37 200 Р. Для крупных компаний с большим количеством юрлиц минимальная стоимость начинается с 28 200 Р за три месяца.

Тарифы сервиса «Планфакт»
Еще сервис предлагает консультации и внедрение учета за 2900 Р в час и может предоставить специалиста, который будет вести учет сам. Это стоит 14 900—44 900 Р в месяц

Как работает сервис. Банковские операции сервис автоматически подгружает из большинства известных банков, например Тинькофф, «Точки», «Альфа-банка». Также можно загрузить выписку из 1С и подключить интеграцию с «Битрикс-24», amoCRM и эквайрингом от «Юкассы». Операции можно загружать вручную из таблицы в «Экселе» и добавлять через бота в «Телеграме».

Правила разнесения находятся в разделе «Настройки» и создаются отдельно для каждого условия. Не хватает варианта «не содержит», который бы позволял корректно разделять покупку товаров и услуг.

Например, ООО «Завод» продает станки и оказывает сервисные услуги. Когда клиент за раз покупает станок и платит за сервисное обслуживание, программа может отнести платеж и к категории услуг, и к категории «Станки» — зависит от того, что клиент укажет в назначении платежа.

Тогда в программе можно задать такое условие: если контрагент — ООО «Завод», а назначение платежа не содержит слово «сервис», то этот платеж проходит в категорию «Станки». В «Планфакте» такой возможности нет.

Отчет о движении денежных средств. Все денежные операции сервис разделил на виды деятельности — операционную, финансовую и инвестиционную. Каждый раздел можно раскрыть и посмотреть по статьям, по каждой цифре можно посмотреть, из каких операций она состоит.

Так выглядит готовый отчет в «Планфакте» за 2020 год

Отчет нельзя одновременно посмотреть в разрезе нескольких проектов сразу и сравнить показатели — придется выгружать в «Эксель» и делать все вручную. Но в целом пользоваться удобно: по кнопке «Настройка» можно отметить нужные показатели, сверху можно выбрать нужную компанию, период, контрагента или проект.

Отчет о прибылях и убытках. Если предприниматель захочет составить отчет о прибыли и убытках, Максимум, что можно здесь автоматизировать — загрузить реестр операций, но ни один менеджер не дал мне гарантий, что он загрузится корректно, поэтому все равно придется проверять вручную.

Сама форма отчета довольно подробная: можно настроить дробление расходов так, как это принято в компании, вывести показатели операционной прибыли, EBITDA, EBIT, прибыли до налогов, но свои добавить не получится.

Баланс. Учет показателей баланса в сервисе не реализован, поэтому баланс для большинства пользователей выглядит как отчет с цифрами. Показатели вроде амортизации и операции по учету запасов, производства и начислению зарплаты придется вычислять вручную.

Баланс тестовой компании. Активы уравновешиваются капиталом автоматически, то есть баланс всегда сойдется, даже если где-то есть ошибки

Главный экран. На главном экране сервис показывает:

  1. Прибыль компании.
  2. Денежный поток.
  3. Остатки на счетах.
  4. Структуру платежей.
  5. Самых доходных клиентов компании.
  6. Расчет прибыльности проектов.

Добавить свои блоки не получится.

Так выглядит главный экран сервиса «Планфакт». Его настроить под себя нельзя

Дополнительные возможности. У «Планфакта» есть бот в «Телеграме», с помощью которого можно вносить операции и получать отчеты по компании прямо в мессенджере. Там же можно вести простой учет счетов — смотреть, оплатил ли клиент счет или нет, есть ли просрочки.

Еще к каждой операции в «Планфакте» можно прикрепить файл — например, скан счета на оплату.

Кому подойдет сервис. Сервис подойдет тем, кому нужен простой учет денег, или у кого есть возможность вводить и проверять фактические операции вручную.

«Планфакт»

Плюсы

Удобное дробление операций и бюджеты. Интуитивно понятное распределение затрат по нескольким проектам сразу.

Заполнять бюджеты по статьям и проектам в «Планфакте» удобнее всего.

Понятный дашборд. Все графики и ключевые показатели крупные и достаточно детальные.

Много показателей. В отчете о прибылях и убытках есть и маржинальная прибыль, и EBT, и EBIT, и EBITDA.

Простой интерфейс с минимумом настроек.

Есть бот в «Телеграме» и мобильная версия — удобно вносить операции на бегу.

Минусы

Интеграция с 1С только по выписке. Ни о каком факте в данном случае речи не идет, интеграция односторонняя и только банка.

Баланс и отчет о прибылях и убытках достоверны, если вносить данные вручную. Если нет человека, который бы этим занимался, сервис покажет просто цифры, не более того.

Жесткие правила разнесения. Можно выбрать контрагента, но невозможно поставить условие «не содержит» или «не равно».

Нельзя добавить свои варианты показателей. Например, выручку на сотрудника посчитать не получится.

Нельзя скопировать правило. Когда разных операций много, это сильно замедляет.

Плюсы Удобное дробление операций и бюджеты. Интуитивно понятное распределение затрат по нескольким проектам сразу. Заполнять бюджеты по статьям и проектам в «Планфакте» удобнее всего. Понятный дашборд. Все графики и ключевые показатели крупные и достаточно детальные. Много показателей. В отчете о прибылях и убытках есть и маржинальная прибыль, и EBT, и EBIT, и EBITDA. Простой интерфейс с минимумом настроек. Есть бот в «Телеграме» и мобильная версия — удобно вносить операции на бегу. Минусы Интеграция с 1С только по выписке. Ни о каком факте в данном случае речи не идет, интеграция односторонняя и только банка. Баланс и отчет о прибылях и убытках достоверны, если вносить данные вручную. Если нет человека, который бы этим занимался, сервис покажет просто цифры, не более того. Жесткие правила разнесения. Можно выбрать контрагента, но невозможно поставить условие «не содержит» или «не равно». Нельзя добавить свои варианты показателей. Например, выручку на сотрудника посчитать не получится. Нельзя скопировать правило. Когда разных операций много, это сильно замедляет.

В чем похожи и чем отличаются финансовая и управленческая отчетность

Первый — рекомендован для использования всеми фирмами на территории РФ, которые функционируют легально. Его задача — предоставлять сведения внешним пользователям, например, в ФНС. Цель — формирование и демонстрация объективных данных, которые помогут принимать эффективные решения для оптимизации. Это база для анализа, основной предмет коммерческой тайны.

Обязательные отчеты нужны для показа инвесторам и кредиторам, а также всем лицам, которые заинтересованы во вложении капитала. Управленческий учет нужен для внутреннего корректного менеджмента. Он помогает разобраться в текущем состоянии, оперативно решать, что требуется, чтобы организация активно развивалась. С его помощью руководство своевременно реагирует на перемены во внешней ситуации и корректирует мероприятия, чтобы удалось достигнуть стратегических целей.

Формат финансового отчета стандартизирован и одинаков для всех компаний. Отчетность же разнообразна и утверждается каждой фирмой отдельно, в соответствии со своими требованиями. После того как они будут унифицированы, то оформление будет всегда одинаковым для каждого структурного подразделения.

Что общего:

  • один и тот же объект;
  • первичные данные вводятся однократно;
  • похожие принципы составления;
  • одинаковые методики;
  • общий подход к выявлению целей и способу их достижения.

Существенные различия:

Параметр

Управленческий

Финансовый

Частота

В зависимости от желания руководства

Регламентируется госактами

Характер

Стоимость и другие меры измерения

Все показатели в стоимостном виде

Детализация

Более подробный обзор

Краткая аналитика

Как группируются данные

Разные принципы построения

Насколько точна информация

могут быть погрешности и обобщения

недопустимы неточности

Объекты управленческого учета

Подсчет затрат входит в число наиболее важных задач управленческого учета в компании. От того, насколько объективна и оперативна будет информация, особенно в части издержек, зависит эффективность принимаемых руководством решений. Поэтому так важна своевременная фиксация показателей использования ресурсов в текущей деятельности предприятий. Для наибольшей эффективности рекомендуется применять специальные программы. Все объекты управленческого учета можно разбить на следующие группы:

  • производственные ресурсы;
  • хозяйственные процессы;
  • доходы и затраты;
  • структурные единицы (с локализацией доходов и затрат по местам возникновения (ЦФО)).

См. также: Автоматизация регламентированного и управленческого учета

Как реализовать все это в компании

Чтобы добиться результатов, каждому предприятию придется действовать последовательно.

Сначала нужна база — основа для будущих анализов. Обычно его строят на уже существующей системе финансов.

Затем проводится внимательное и детальное изучение всех факторов. После — прогнозируются будущие перемены и результаты. Назначаются лица, которые будут ответственны за изменения.

Готовится эскиз и примерная структура в общем, потом по отдельным подразделениям. Обрабатываются получаемые сведения. Внедрять автоматизацию можно только после выполнения всех шагов, о которых мы говорили выше.

Чем оперирует управленческий учет

Предметом данного вида учета является система данных и возможных прогнозов. Требования к информации, которая должна явиться результатом такого учета, довольно строгие:

  • достаточность – данных, полученных ответственным лицом, должно хватать для принятия того или иного бизнес-решения;
  • краткость – излишний объем затрудняет процесс анализа и выбора оптимального пути;
  • оперативность – своевременность информирования даже важнее, нежели абсолютная точность данных (например, если речь идет о немедленных принятиях мер в случае убытка, то не так уж важно, 12 или 15% они составили, гораздо значимее то, что об этом факторе было сообщено вовремя);
  • достоверность – в отличие от точности, обязательное условие, так как судьбоносные для организации решения не должны строиться на ложных посылках и ошибочных данных.

Сформировать отчет одвижении денежных средств, чтобы увидеть все финансовые потоки

Составлять этот отчет нужно по оплате, то есть по датам поступлений и списаний денежных средств со счета. Включать надо все движения денег, в том числе НДС и расчеты по кредитам в полном объеме. В отличие от отчета о доходах и расходах, в отчете о движении средств не может быть отрицательного итога: все затраты должны быть профинансированы. Минус в итоговой строке отчета говорит о том, что вы где-то допустили ошибку. Если же дефицит получился при планировании, то бюджет нужно корректировать: искать варианты увеличения доходов и сокращения расходов, в крайнем случае — планировать кредит. Снизить расходы на маркетинг и одновременно увеличить продажи помогут сервисы Билан.ПРОдвижение и  Мобильное предприятие . Первый пригодится для настройки эффективных рекламных кампаний. Второй — классическая CRM-система, которая позволит собрать в одном месте и проанализировать все данные о продажах.

Кому и зачем нужен управленческий учет

Главное назначение управленческого учета — дать топ-менеджменту компании исчерпывающую финансовую и нефинансовую информацию для принятия решений. Финансовая обычно выражается в денежном выражении, а нефинансовая — в виде показателей качества операций, загруженности производства, субъективных оценок по удовлетворенности клиентов и пр.

Нужен такой учет гендиректору, собственникам бизнеса, менеджменту среднего и высшего звена, чтобы в любой момент узнать, как идут дела в компании, сколько прибыли получено, какие направления деятельности «просели» и требуют корректировок. Именно высшее руководство определяет, какую группу отчетов и в какой форме нужно подготовить. А информация, отраженная в них, считается коммерческой тайной организации.

Основное преимущество управленческого учета — в простоте его интерпретации. Руководство может правильно «прочитать» информацию в отчетности без присутствия финансового директора в качестве переводчика.

Управленческий учет позволяет менеджерам:

  • контролировать и прогнозировать финансовые показатели деятельности организации;
  • рассчитывать себестоимость продукции и затраты по клиентам;
  • измерять показатели работы организации и выявлять в ней «узкие места» (например, если количество отказов клиентов стремительно растет, быстрее, чем снижается прибыль, это может говорить об ухудшении качества продукции);
  • эффективно управлять денежными средствами компании, оптимизировать расход ресурсов;
  • внедрить систему бюджетирования и выстроить систему внутреннего контроля в компании;
  • оперативно принимать управленческие решения и определять эффективную стратегию развития компании.

В итоге, управленческий учет выполняет 3 основные функции:

  • собирает данные для принятия решений с точки зрения эффективности «затраты-выгоды»;
  • позволяет вести оперативный контроль — по данным в отчетности менеджмент может отследить эффективность деятельности организации на любом уровне, и вовремя среагировать, если дела идут не по плану;
  • информирует руководство об отклонениях (план-факт) и помогает планировать показатели работы в будущем, учитывая корректировки прошлых периодов.

После анализа такой отчетности у менеджмента компании всегда появляются дополнительные рычаги в управлении.

    Управленческий учет обеспечивает связь прошлог

Управленческий учет обеспечивает связь прошлого, настоящего и будущего в организации

Где взять материалы дляуправленческого учета

Управленческий учет использует как учетную, так и внеучетную информацию.

Учетная информация:

  • Данные бухгалтерского учета отражают и обобщают имущество организации и хозяйственные операции. Это бухгалтерские документы: счета-фактуры, акты, накладные и отчетность.
  • Данные статистического учета отслеживают происходящее в организации и позволяют выявлять закономерности и анализировать динамику.
  • Данные оперативного учета применяются на отдельных этапах деятельности и поступают быстрее. Такую отчетность самостоятельно ведут руководители подразделений, чтобы следить за происходящим и вовремя принимать меры. Например, управляя сбытом, нельзя обойтись без данных о выручке от продаж.

Внеучетная информация — это натуральные

Внеучетная информация — это натуральные, числовые и словесные показатели, которые не отражаются в отчетности:

  • материалы ревизий, проверок налоговой, внешнего и внутреннего аудита;
  • материалы лабораторного контроля;
  • материалы по совещаниям и собраниям;
  • данные по нормативам из производственных паспортов и справочников;
  • данные производственного и торгового плана;
  • техническая информация и документация — паспорта машин, чертежи, спецификация;
  • объяснительные и докладные записки;
  • переписка с кредиторами, поставщиками, партнерами и клиентами.

У контролирующих органов, кредиторов, бизнес-партнеров и других внешних пользователей нет доступа к данным управленческого учета, и вести его никто не заставляет.  Учетные данные составляют коммерческую тайну и даже внутри организации не все сотрудники имеют к ним доступ. Поэтому можно не бояться, что ценные сведения утекут к конкурентам, и использовать только реальные данные.

Что еще важно знать

Об этом не говорится на главных страницах сервисов, но важно понимать: если у вас есть сведения по деньгам только из банковской выписки, эквайринга и кассы, Отчет по прибылям и убыткам будет считаться только кассовым методом — не учитывая даты, количества и суммы отгрузок и фактическую себестоимость товара. Такой метод крайне редко подходит компаниям.

Например, Коля производит столы, по цене 10 000 Р каждый. За месяц он продал 100 штук на 1 000 000 Р, но получил из них только 500 000 Р — остальные деньги поступят в следующем месяце. Также Коля закупил сырья и материалов на 2 000 000 Р.

Если считать по кассовому методу, в отчете о прибылях и убытках выручка будет 500 000 Р, а себестоимость — 2 000 000 Р. Это даст убыток в 1 500 000 Р, что не соответствует действительности.

А если считать по методу начисления, отчет покажет выручку в 1 000 000 Р — ведь именно на столько продали столов. Себестоимость по этому отчету будет рассчитана фактическая и составит 500 000 Р. Тогда прибыль будет 500 000 Р, и получается, что Коля молодец — по итогам месяца получил прибыль.

Правила эффективного внедрения управленческого учета

Автоматизация управленческого учета требует обязательного использования системного подхода. Однако, как показывает практика, даже руководители московских компаний, имеющие наиболее полный доступ к бизнес-информации, допускают ряд типичных ошибок. К сожалению, исправление этих промахов требует финансовых и временных затрат. Чтобы не столкнуться с подобными проблемами, рекомендуется воспользоваться такими правилами.

  1. Во внутренних управленческих отчетах может быть лишь необходимая информация, которая выстраивается в форме, удобной для восприятия. Отчеты должны быть структурированными, легко читаемыми, наглядными. В них включаются только реквизиты, действительно требующиеся для грамотного управления. Благодаря данному подходу к подготовке отчетов удается сократить время на обработку документов, сохраняя информативность и пользу.
  2. Оценка элементов отчетности осуществляется на базе финансовых методик, а также других методологий. Рекомендуется использовать как российские правила, так и международные стандарты.
  3. Чтобы добиться эффективного внедрения автоматизации управленческого учета, в первую очередь проводят подробную диагностику предприятия и разъяснительную работу с менеджерами, чтобы они понимали, в чем смысл данного действия.
  4. В работе над системой управленческого учета должно
  5. В работе над системой управленческого учета должно участвовать как можно больше сотрудников, так как данной базой будет пользоваться большинство специалистов компании. Им она потребуется для управления и осуществления продаж. Иными словами, подготовку нельзя взваливать на плечи лишь бухгалтеров, экономистов и финансистов.
  6. При автоматизации необходимо установить схему бизнес-процессов, произвести оптимизацию, распределить функции, сформировать новые должностные инструкции. В результате вы добьетесь того, что функции персонала не будут дублироваться.
  7. При внедрении данной системы решается комплекс задач, направленных на повышение оперативности, качества управления, улучшения результатов работы по всем направлениям. Здесь не может решаться лишь одна проблема, допустим, обеспечение документооборота.
  8. Используемая система должна постоянно совершенствоваться – единожды проведенная оптимизация не сможет привести к необходимым результатам. В систему на регулярной основе необходимо внедрять новые программные продукты, использовать инновационные методологии.
  9. Требуется регламент документооборота, где указываю
  10. Требуется регламент документооборота, где указываются сроки, установленные для предоставления документов и отчетности, мотивация сотрудников на соблюдение правил. Также рекомендуется создать график документооборота.
  11. В соответствии с корпоративной культурой, обмен информацией осуществляется в фиксированные сроки. Благодаря информационным технологиям, этот процесс идет продуктивнее.
  12. Применяемые инструменты должны отвечать актуальным для компании задачам. Дополнительные проблемы не могут возникать из-за ограниченных технических возможностей.

См. также: Автоматизация регламентированного и управленческого учета

Внедрение управленческого учета в организации

Обычно управленческий учет начинается с Excel и учета движения денежных средств. Таблицы можно использовать только на самом начальном этапе, пока бизнес маленький и у собственника есть время, чтобы самостоятельно вносить все данные. Но даже в небольшом бизнесе недостаточно видеть только как движутся денежные средства. Это не является показателем успеха.С ростом бизнеса собственники внедряют специализированные программы или облачные сервисы, которые способны собирать информацию из нескольких источников и автоматически строить все важные отчеты. Также часто владелец бизнеса обзаводится финансистом или финансовой службой.

Теги