Microcamtest

Лайфстайл портал

Электронные трудовые книжки с 2020 года

Преимущества электронной трудовой книжки

  • Удобный и быстрый доступ работников к информации о трудовой деятельности.
  • Минимизация ошибочных, неточных и недостоверных сведений о трудовой деятельности.
  • Дополнительные возможности дистанционного трудоустройства.
  • Снижение издержек работодателей на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек.
  • Дистанционное оформление пенсий по данным лицевого счета без дополнительного документального подтверждения.
  • Использование данных электронной трудовой книжки для получения государственных услуг.
  • Новые возможности аналитической обработки данных о трудовой деятельности для работодателей и госорганов.
  • Высокий уровень безопасности и сохранности данных.

Видео

Минусы электронной трудовой книжки

Нет информации о трудовом стаже до 2020 года. Пожалуй, это основной недостаток электронной трудовой книжки. Несмотря на то что работодатель сдает в ПФР форму СЗВ-СТАЖ с информацией о трудовом стаже сотрудника, не исключено, что стаж до 2019 года включительно все равно придется подтверждать бумажной трудовой. То есть работнику, который отказался от бумажной трудовой книжки, нужно будет хранить ее у себя дома и при необходимости предъявлять новому работодателю, если он попросит подтвердить стаж, или в госорганы.

В электронной трудовой книжке нет сведений о награждениях. Многие работники с большим стажем стремятся получить звание ветерана труда, для которого помимо стажа требуется информация о государственных или ведомственных наградах. Подтверждать это работники привыкли записью в разделе о награждениях трудовой книжки. В электронной трудовой таких сведений нет, поэтому придется подтверждать награждение другими документами. Например, выписками из приказов, самими грамотами и т. д.

Есть риск, что данные потеряются. Хотя ПФР заявляет о надежности своих информационных систем, полностью исключать риск утраты данных все же нельзя. А если оставить бумажную книжку, данные в ней точно сохранятся.

Также нельзя исключить риск утечки персональных данных к злоумышленникам.

Дублирование записей в электронной и бумажной трудовой. Непонятно, каким сведениям будет отдаваться приоритет в случае противоречий между бумажной трудовой книжкой и электронной.

Как получить выписку в Пенсионном фонде

Запросить сведения у Пенсионного фонда из электронной трудовой книжки можно несколькими способами:

  • через личный кабинет на сайте ПФР или при непосредственном посещении отделения Фонда (п. 7.1 Административного регламента, утв. Постановлением Правления ПФР от 21.01.2020 N 46па);
  • через портал госуслуг;
  • через МФЦ. Здесь выдадут только бумажную выписку.

Кстати, если решите пойти за выпиской лично, то можете обращаться в любое отделение ПФР или любой МФЦ. Территориальной зависимости от места жительства или места работы для целей получения данной услуги нет.

Подробные инструкции о получении электронной трудовой книжки

Что нужно делать работодателю: пошаговая инструкция

Если сотрудник выбрал электронную трудовую книжку, то порядок действий работодателя будет такой:

  • сделать запись об этом в бумажной трудовой книжке работника;
  • выдать ему бумажную трудовую под роспись и внести запись в книгу учета движения трудовых книжек;
  • сообщить в ПФР о переходе работника на электронную трудовую книжку, подав форму СЗВ-ТД не позднее 15 числа следующего месяца (пп. 2 п. 2.5 ст. 11 Закона N 27-ФЗ). В ней кроме сведений о работодателе и работнике нужно будет указать только дату подачи заявления. Табличную часть формы заполнять не нужно.

Кстати, с 1 сентября 2021 года утвержденная форма книги учета движения трудовых книжек перестанет действовать (п. 3 Приказа Минтруда от 19.05.2021 N 320н, далее – Приказа N 320н). Соответственно, работодателям нужно будет утвердить свою форму (п. 40 Приложения № 2 к Приказу N 320н). Однако имеющуюся книгу, которая ведется по старой форме, можно будет использовать до ее окончания.

С момента передачи обычной трудовой книжки работнику ответственность за ее ведение и хранение с работодателя снимается. А вот работнику нужно будет продолжать ее хранить, поскольку она остается полноценным документом и в дальнейшем ее можно будет использовать наравне со сведениями из электронной трудовой книжки.

Что станет с бумажными трудовыми книжками?

Раскроем секрет: электронные трудовые книжки уже есть у всех работников. Но пока право выбора — пользоваться старым бумажным документом или перейти на электронный — остаётся за сотрудником. Определиться нужно было до 31 декабря 2020 года. Для этого требовалось подать в отдел кадров одно из заявлений:

  • о сохранении бумажной трудовой книжки;
  • о внесении сведений о трудовой деятельности только электронно.

Тем, кто решил оставить бумажный документ, делать больше ничего не нужно — работодатель и дальше продолжит вносить в него необходимые сведения и передавать их в Пенсионный фонд.

Работникам, которые подали заявление о переходе на электронную трудовую книжку, бумажные выдали на руки. Теперь они сами отвечают за хранение документа.

Документы для скачивания

Форма СЗВ-ТД представляемая работодателями в органы ПФР Форма СТД-ПФР предоставляемая зарегистрированному лицу из информационных ресурсов Пенсионного фонда Российской Федерации Форма СТД-Р предоставляемая работнику работодателем Порядок заполнения формы СЗВ-ТД Порядок заполнения формы СТД-Р Формат сведений для формы «Сведения о трудовой деятельности работников» Формат сведений для формы «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем» Федеральный закон от 01.04.2020 N 90-ФЗ «О внесении изменений в Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях» Разъяснения Минтруда России по вопросу порядка предоставления сведений о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД на работников, которые приrовором суда лишены занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью (письмо Минтруда от 19.10.2021 № 14-4/10/В-13775); Разъяснения Минтруда России по вопросу порядка заполнения мероприятия «УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ)» графы 3 формы СЗВ-ТД (письмо Минтруда от 05.03.2020 № 14-0/10/В-1704); Разъяснения Минтруда России по вопросу порядка заполнения rрафы 5 «Код выполняемой функции (при наличии)» формы СЗВ-ТД (письмо Минтруда от 05.03.2020 № 14-0/10/В-1704) Разъяснения Минтруда России по вопросу необходимости представления сведений о трудовой деятельности в отношении товарищества собственников жилья (письмо от 16.03.2020 № 14-2/В-269); Разъяснения Минтруда России по вопросу необходимости заверения подписью и печатью запись в трудовой книжке о том, что подано заявление о ведении сведений о трудовой деятельности в электронном виде (письмо от 16.03.2020 № 14-2/В-267).

Переход на трудовые книжки нового образца

Поэтапный переход на электронные трудовые книжки завершился. Это значит, что все работодатели обязаны по закону формировать сведения на каждого сотрудника в электронном виде и передавать их в Пенсионный фонд. Для этого даже ввели специальную форму отчёта — СЗВ-ТД.

В нём работодатель указывает сведения:

  1. О приёме на работу с указанием должности.
  2. О переводе на другую должность.
  3. О присвоении работнику новой квалификации, разряда или категории.
  4. Об увольнении.

Если у сотрудника изменились какие-то данные из вышеперечисленных, работодатель также должен уведомить об этом ПФР. Со сроками подачи отчётов всё строго — если работодатель не успеет внести данные и подать форму СЗВ-ТД до 15 числа месяца, в котором произошли изменения, ему грозит штраф. Новый порядок предоставления в ПФР сведений осотрудниках касается всех работодателей-юрлиц и ИП.

Плюсы и минусы электронных трудовых книжек

У электронного учета сведений о трудовой деятельности немало плюсов как для работников, так и для работодателей:

  • Вести учет в электронной форме для работодателя проще, чем заполнять бумажные ТК.

  • В ЭТК проще скорректировать ошибочные записи о работе.

  • Если бумажная ТК будет утеряна, а организация, в которой работал сотрудник, закроется, заниматься восстановлением сведений о работе не придется, так как они хранятся в электронной системе. Работник в любой момент может запросить информацию о своей работе в личном кабинете на сайте ПФР или портале госуслуг.

  • Можно дистанционно запрашивать информацию из ЭТК и получать ее в электронном виде.

  • Трудовая книжка в электронном виде не потеряется.

  • Переход на ЭТК снизит расходы работодателя и работника, сопряженные с трудоустройством.

  • Можно использовать данные электронной трудовой книжки для получения госуслуг.

  • Используя данные лицевого счета, можно дистанционно оформить пенсию и обойтись при этом без подтверждающих документов.

  • Для сотрудников, работающих удаленно, с ЭТК возможно дистанционное трудоустройство, так как нет нужды ехать в отдел кадров с бумажной ТК.

  • Пенсионный фонд России гарантирует, что система хранения данных высоконадежна и риск потери информации исключен.

Однако, если для работников ведение ЭТК дает лишь преимущества, работодатели могут столкнуться с некоторыми неудобствами:

  • Если сотрудник решит оставить бумажную трудовую, придется делать двойную работу — и отправлять сведения в электронном виде, и заполнять бумажную ТК.

  • Необходимо изменить все нормативные акты в организации, где упоминается трудовая книжка.

  • Проблемы могут добавить и жесткие сроки сдачи отчетности при приеме на работу сотрудника или его увольнении — сдать сведения требуется не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа.

  • А в случае, если работодатель своевременно не направит сотрудникам уведомления о данном нововведении или не успеет внести поправки во внутренние документы, он может быть оштрафован Рострудом.

Как оформить пере наэлектронную трудовую в году

Работник в любой момент сможет написать заявление и перейти с бумажной трудовой на электронную. Тем, кто сделал такой выбор, бумажная книжка должна быть выдана на руки с внесением соответствующей записи. Срок выдачи трудовой в нормативных актах не прописан, но по аналогии с выдачей кадровых документов по заявлениям — допустимо 3 дня. Запись надо заверить подписью сотрудника и лица, ответственного за ведение трудовых книжек, или работодателя.

Образец записи в трудовой книжке о выбор
Образец записи в трудовой книжке о выборе электронной формы

В книге учёта движения трудовых книжек в графе 13 сделайте запись: «Выдана на руки на основании письменного заявления (Ф. И. О.) о предоставлении работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ».

С момента выдачи бумажной трудовой работодатель не отвечает за её заполнение и хранение. 

Теги